Il decreto MEF 55/2013, in attuazione della Legge Finanziaria 2008, ha definito:

• le specifiche applicative (di processo, organizzative e di sistema) per l’attuazione dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione;
• le tempistiche di applicazione (6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale; 31 marzo 2015 per gli altri  Enti della PA, comprese  le Amministrazioni Locali).

Dall’entrata in vigore dell’obbligo, gli Enti della  PA non possono pertanto procedere ad alcun pagamento in caso di invio di fatture al di fuori del Sistema di Interscambio, gestito da Sogei, deputato alla trasmissione delle fatture e delle relative notifiche.

Le principali caratteristiche del processo di  fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione sono:

• elaborazione della fattura in un formato xml standard (formato fattura Pa) appositamente definito;
• novità sul contenuto informativo della fattura, oltre ai dati obbligatori di natura fiscale;
• necessità di apposizione di una firma elettronica certificata sulla fattura PA;
• invio delle fatture al Sistema di Interscambio mediante uno dei canali previsti;
• obbligo di conservazione elettronica delle fatture
• possibile  delega ad intermediari appositamente abilitati per la trasmissione e la conservazione delle fatture.

L’adeguamento a tale normativa richiede alle aziende le seguenti principali scelte ed azioni da attivare per cogliere le opportunità offerte:

• scelta del modello applicativo: definizione della modalità di gestione della trasmissione delle fatture e della conservazione elettronica delle fatture (in house o in outsourcing);
• rivisitazione dei processi  del ciclo attivo, con particolare riferimento alle modalità di interazione tra le funzioni interessate e agli accordi con la PA;
• definizione del processo, delle modalità operative per la conservazione elettronica delle fatture   e per la redazione del manuale di conservazione sostitutiva;
• adeguamento della struttura organizzativa ai fini dell’individuazione del Responsabile della Conservazione Sostitutiva e dei responsabili della gestione delle notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio.

L’utilizzo delle suddette leve può consentire alle aziende di raggiungere importanti benefici in termini di semplificazione dei rapporti di con la Pubblica Amministrazione e di riduzione dei tempi di incasso dei propri crediti in ragione di seguenti elementi:

• certezza nei tempi di consegna delle fatture elettroniche e di risposta da parte della Pubblica Amministrazione mediante la completa tracciabilità del processo sul sistema di interscambio;
• possibilità di inviare unitamente alle fatture elettroniche anche gli allegati a supporto dell’iter autorizzativo del pagamento delle medesime, previo accordo con le pubbliche amministrazioni.

L’obbligo della Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione può, inoltre, rappresentare l’occasione per le aziende per avviare un percorso evolutivo verso la progressiva dematerializzazione degli archivi cartacei e la digitalizzazione dei processi aziendali mediante:

• l’estensione della conservazione sostitutiva a tutti i documenti e libri contabili e fiscali, sia correnti che relativi ad esercizi pregressi;
• l’applicazione di processi di fatturazione elettronica anche nei rapporti tra privati, sfruttando anche le opportunità offerte dal recepimento nella normativa italiana di quanto previsto dalla direttiva comunitaria in materia;
• l’adozione di logiche di gestione documentale elettronica sia nei processi interni all’azienda (es. workflow autorizzativi) che nei rapporti con fornitori e clienti.   

Tali iniziative consentono il raggiungimento di benefici molto importanti sia in termini di efficienza dei processi (riduzione degli spazi dedicati agli archivi aziendali, tempo impiegato per il recupero dei documenti, tempo di gestione dei documenti) che di efficacia dei medesimi (riduzione delle inaccuratezze nei dati scambiati con clienti/fornitori), traducibili in risparmi che consentono un payback degli investimenti effettuati al massimo entro i 12-14 mesi.

Massimiliano Barbato

Executive Director EY

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