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Videoconferenze in epoca di home working

Un decalogo utile per muoversi in un mondo "nuovo"

Chi di noi può farlo, in queste settimane ha cominciato a lavorare da casa: così, spesso senza alcuna pianificazione o preparazione ma obbligati dall’emergenza, siamo diventati home worker o, come pare piaccia di più definirsi, smart worker.

Parrebbe quindi, e i social anche di ambito business tipo LinkedIn sono pieni di queste testimonianze, che una gran parte di noi stia lavorando tranquillamente senza andare in ufficio. Non approfondirò al momento se ciò sia vero o meno, mi concentro invece su come fanno a dimostrarlo: lo si fa pubblicando uno screenshot (la riproduzione dello schermo del PC), in cui si vede una videoconferenza in corso con più persone, dando la sensazione che fare una videoconferenza sia la testimonianza di essere diventati “smart”. Sarà proprio così? Se faccio una videoconferenza sono diventato smart worker?

La possibilità di connettersi in audio e, quando serve, anche video con le persone con cui ci relazioniamo per il nostro lavoro è certamente importante, ma ciò che distingue uno che "si arrabatta a casa" da uno che sta lavorando a pieno regime, è la possibilità di collaborare condividendo informazioni e dati che non sono solo quelli raccontati (audio e video). Giusto per capirsi e tracciare un confine che sia semplice da definire, se per lavorare con un collega vi scambiate dati via mail con allegati che in breve tempo diventano copie con modifiche diverse per ognuno, non c’è dubbio che vi state "arrabattando": e questo anche se fate una super videoconferenza con decine di facce che si vedono contemporaneamente sul vostro schermo.

E talvolta utilizzando, per queste call, i software più disparati, reperiti all’ultimo momento magari basandoci su qualche consiglio estemporaneo e magari scegliendo quello che costa meno. Proviamo anche stavolta ad elencare una serie di punti, un decalogo (la parola pare piaccia) su quali sono gli aspetti rilevanti di cui tenere conto ed alcuni piccoli consigli operativi.

Il decalogo di questa volta comincia con una regola 0, una regola universale. La riunione comincia all’ora stabilita. Vale sempre. Arrivare in ritardo ad una riunione con più persone vuol dire appropriarsi indebitamente del tempo di chi era in orario! Nel caso di una videoconferenza serve qualche cautela in più. Soprattutto se non ho dimestichezza con gli strumenti, li devo provare qualche minuto prima e, se è il caso, chiedere aiuto al collega più abile senza interromperlo mentre sta già partecipando di solito con chiamate al telefonino o messaggi WhatsApp.

Vediamo il resto del decalogo.

  1. La prima regola di una call, telefonica o in video, di successo è che TUTTI i partecipanti usino degli auricolari o delle cuffie. I sistemi in vivavoce introducono all’interno della sessione rumori esterni e mettono in difficoltà la regia automatica dei software generando caos. Per non parlare poi degli smartphone che squillano e non si sa di chi sono, i parenti che irrompono, i figli che giocano con l’ultimo videogame, ecc.
  2. Quando non si parla si mette il microfono in MUTE: non è difficile, tutti i sistemi usano un’icona comune, il disegnino di un microfono. Quando non state parlando cliccateci: compare una barra che dice che gli altri non vi sentono. Ricordatevi solo di riattivarlo quando volete parlare.
  3. Se la regola precedente vi sembra troppo, allora entra in vigore la regola della maestra delle elementari: "bambini, si parla in uno alla volta". Stavolta non è solo questione di educazione ma comportarsi come nei talk show sportivi o politici porta a rendere poco intellegibili i discorsi. Nel caso dei talk in TV è accettabile, anzi, è spesso meglio non sentire, ma nel caso di una riunione di lavoro, no.
  4. Le call si fanno sempre in video? No, dipende. La discriminante però non è solo chi è l’interlocutore, ma anche il tipo di chiamata e il suo contenuto. Il video aggiunge un pochino di contatto umano, che a volte è utile. É utile per un periodico saluto, tipo pausa caffè, con i colleghi: 5 minuti la mattina, per parlare del più o del meno. É utile per meeting di tipo manageriale con colleghi esterni. É utile per tenere un po’ di contatto anche con le persone, clienti o fornitori o anche colleghi, che si vedono meno spesso. Se però non avete una connessione internet stabile e di discreta qualità, non usatelo: si rischia di compromettere anche la parte audio della vostra partecipazione e rendete difficile la conference anche agli altri. É inutile invece per parlare di argomenti operativi coi colleghi lunghe o brevi che siano.
  5. Se le call si fanno in video, attenzione a cosa vedono gli altri dell’ambiente in cui siete. Alcuni sistemi consentono banalmente di offuscare lo sfondo, altri lo sostituiscono con una fotografia, di solito di un paesaggio e di un ambiente. Usateli, ma se usate sfondi ridicoli, ricordatevi di disabilitarli alla bisogna: non tutte le situazioni si prestano all’umorismo (purtroppo).
  6. "Un pochino però devo imparare". Questa regola andrebbe bene per qualsiasi decalogo scrivessi, quindi o è ridondante, o è veramente importante. Se io volessi solo fare una videochiamata di gruppo e fosse questo lo scopo ultimo, potrei usare il mio smartphone e utilizzare Facetime, o WhatsApp o simili: al massimo, a seconda dell’età, indosserei degli occhiali da presbite per vedere meglio lo schermo. In realtà molti degli strumenti utilizzabili per pensare di avvicinarmi ad una reale "collaboration" fanno molte altre cose utili. Impariamoli!
  7. La sicurezza! Chi organizza dei videomeeting li organizza con gli strumenti che gli sono familiari. É giusto e normale: se non ha scelto qualcosa di esoterico è probabile che questo si comporti più o meno come tutti gli altri software che già conoscete. Attenzione però alla sicurezza del vostro device (PC o smartphone). Non installate software per accedere: lo strumento vi deve consentire di partecipare utilizzando il vostro browser. Se non è così chiedete all’interlocutore di usare un altro sistema od organizzate voi il meeting mettendo a disposizione il vostro. Una considerazione ulteriore: se in ogni occasione, sia perché devo partecipare a una conference, sia per altro, riesco senza problemi ad installare sul mio PC qualsiasi cosa, io mi farei una domanda su quali sono i criteri di sicurezza, se ci sono, applicati in azienda.
  8. Qual è il prodotto migliore? Come siamo tutti commissari tecnici della Nazionale quando ci sono i mondiali di calcio, diventiamo tutti esperti di sistemi di videoconference quando ci sentiamo "intrepidi navigatori dello smartworking". Io una scelta l’ho fatta, e la scelta si è basata poco sulla parte audio e video, che certamente è più che adeguata. Il prodotto scelto deve essere scalabile, funzionare sul PC da casa, ma deve essere adeguato anche su uno smartphone mentre sono in viaggio o per una sala apposita. Ricordate però che una sala apposita, NON É una sala con un televisore e il vostro PC attaccato. Non si fa così.
    Valutate anche attentamente la facilità di interazione con i dati e le informazioni che spesso dovete condividere: è più importante dell’estetica della parte video. Alla fine "echissenefrega" di quanto è bello lo schermo e di quante persone contemporaneamente si vedono se poi per condividere un documento con gli interlocutori gli devo mandare una mail?

 

di Giancarlo Gervasoni
VP Sales, Marketing, R&D, Purchasing
Zerouno Informatica spa

 


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