MECCANISMO DI SEGNALAZIONE ED AZIONE
DIGITAL SERVICES ACT POLICY
REGOLAMENTO UE 2022/2065 DEL 19.10.2022
Adottata dalla società SIDERWEB S.p.A. SB in data 17 febbraio 2024
Scopo
La presente Procedura è adottata dalla società Siderweb S.p.A. SB (di seguito anche “Ente”) in ottemperanza a quanto stabilito dal Regolamento UE n. 2065/2022 (di seguito anche “Regolamento”), in particolare all’art. 16.
Campo di applicazione
La presente Procedura descrive e regolamenta gli aspetti di natura organizzativa e i processi operativi relativi ai meccanismi funzionali a consentire a qualsiasi persona fisica o giuridica di notificare per via elettronica la presenza nei servizi dell’Ente di informazioni specifiche che tale persona fisica o giuridica ritiene che costituiscano contenuti illegali (di seguito anche solo “Segnalazioni”).
Principi generali di condotta
Tutti coloro che intervengono nel processo di gestione delle Segnalazioni e delle azioni conseguenti, devono, ciascuno per quanto di propria competenza:
favorire la più ampia informazione relativa al meccanismo di segnalazione ed alle sue corrette modalità di utilizzo;
favorire e tutelare il comportamento positivo, l’integrità fisica e la personalità morale della persona fisica o giuridica che segnali contenuti illegali;
favorire e promuovere la cultura della trasparenza e della legalità in tutti gli ambiti aziendali ed i rapporti con terzi e con la Pubblica Amministrazione;
prendere seriamente in considerazione le Segnalazioni ricevute e valutarle con scrupolo e attenzione, in modo tempestivo, diligente, non arbitrario e obiettivo;
garantire la riservatezza dell’identità e dei dati personali del segnalante nelle attività di gestione delle Segnalazioni;
garantire la tracciabilità del processo relativo alla valutazione della Segnalazioni e all’adozione degli eventuali conseguenti provvedimenti;
promuovere, alla luce di quanto emerso dalle Segnalazioni rilevanti, azioni di miglioramento della struttura organizzativa volte ad implementare la gestione del rischio della commissione di illeciti connesso all’attività di impresa.
Di contro, i segnalanti sono chiamati a:
effettuare Segnalazioni in buona fede, circostanziate e basate su elementi di fatto precisi e concordanti;
astenersi da Segnalazioni infondate o non circostanziate, basate su voci non confermate o dicerie, o da Segnalazioni non rientranti nell’oggetto individuato nella presente Procedura;
non utilizzare le Segnalazioni come strumenti per risolvere mere problematiche personali o al solo scopo di danneggiare il segnalato o per motivi opportunistici.
Contenuto della Segnalazione
La presente Procedura regola la gestione delle Segnalazioni ricevute ai sensi dell’art. 16 del Regolamento, le quali dovranno contenere i seguenti elementi:
una spiegazione sufficientemente motivata dei motivi per cui si presume che le informazioni in questione costituiscano contenuti illegali;
una chiara indicazione dell’ubicazione elettronica esatta di tali informazioni, quali l’indirizzo o gli indirizzi URL esatti e, se necessario, informazioni supplementari che consentano di individuare il contenuto illegale adeguato al tipo di contenuto e al tipo specifico di servizio di memorizzazione di informazioni;
il nome e l’indirizzo di posta elettronica della persona o dell’ente che presenta la Segnalazione, tranne nei casi di informazioni che si ritiene riguardino uno dei reati di cui agli artt. da 3 a 7 della direttiva 2011/93/UE;
una dichiarazione con cui la persona fisica e giuridica che presenta la Segnalazione conferma la propria convinzione in buona fede circa l’esattezza e la completezza delle informazioni e delle dichiarazioni ivi contenute.
Meccanismo di Segnalazione
La notifica delle Segnalazioni ed ogni comunicazione conseguente dovranno essere inviate per iscritto e in lingua italiana a mezzo e-mail ordinaria oppure a mezzo e-mail PEC agli indirizzi di posta elettronica del soggetto incaricato dall’Ente della funzione di “Punto di Contatto”.
Punto di Contatto
La gestione delle Segnalazioni in conformità alla presente Procedura è affidata, quale Punto di Contatto, all’avv. Alessandro Donati del Foro di Brescia (anche solo “Punto di Contatto”), presso il quale l’Ente è domiciliato, raggiungibile ai seguenti indirizzi:
alessandro.donati@studiogoriominervini.it (e-mail ordinaria);
alessandro.donati@brescia.pecavvocati.it (e-mail PEC);
Il Punto di Contatto è l’unico destinatario delle Segnalazioni, autorizzato a gestirle in applicazione alla presente Procedura.
Qualora la Segnalazione sia trasmessa a un soggetto diverso da quello preposto a riceverla, chi la riceve ha l’obbligo di trasmetterla entro 7 (sette) giorni al soggetto competente dando notizia della trasmissione alla persona segnalante e garantendo una catena di custodia delle informazioni conforme agli obblighi di riservatezza.
L’Ente adotta sanzioni a livello disciplinare in caso di mancato rispetto dell’obbligo di trasmissione.
Conferma di ricezione della Segnalazione
Quando riceve una Segnalazione il Punto di Contatto ne conferma la ricezione al segnalante, se identificato e reperibile, entro 7 (sette) giorni.
Processo di gestione della Segnalazione
La ricezione della Segnalazione da parte del Punto di Contatto avvia il processo di gestione e lavorazione, conservando la documentazione inerente alle attività svolte, con modalità che assicurino un sufficiente grado di riservatezza.
Verifica preliminare dei requisiti
Il Punto di Contatto procede ad effettuare un esame formale della Segnalazione, verificandone:
il rispetto dei criteri stabiliti nella presente Procedura;
la sussistenza dei presupposti giuridici e di fatto per l’avvio della successiva fase di analisi;
l’eventuale gravità dei fatti segnalati e l’urgenza.
Sulla base del risultato di tale verifica preliminare, il Punto di Contatto:
se la Segnalazione è eccessivamente generica o incompleta, tanto da non consentire l’accertamento della sua fondatezza, contatta il segnalante (se rintracciabile) per chiedere elementi utili alla valutazione preliminare: se l’esito è negativo, procede come da lettera b), se positivo, procede come da lett. c);
se la Segnalazione risulta estranea all’oggetto della presente Procedura o assolutamente priva dei requisiti necessari, procede all’archiviazione della Segnalazione informandone il segnalante (se rintracciabile) e l’Ente;
ove la Segnalazione risulti coerente con l’ambito oggettivo e soggettivo di Segnalazione e sufficientemente circostanziata, procede con la successiva fase di analisi.
In ogni caso, il Punto di Contatto deve fornire riscontro al segnalante (se rintracciabile), entro 3 (tre) mesi dalla data di ricezione della Segnalazione, dello stato dell’indagine interna e del suo esito, qualora conclusa, fornendo le motivazioni dell’eventuale archiviazione.
Analisi della Segnalazione
Conclusasi positivamente la fase di verifica preliminare di cui al precedente paragrafo, il Punto di Contatto procede all’analisi ed alla valutazione nel merito della Segnalazione.
In questa fase, il Punto di Contatto può, sempre avendo cura di utilizzare modalità di comunicazione che offrano adeguate garanzie in termini di sicurezza e riservatezza:
interfacciarsi con le altre funzioni e figure aziendali per richiederne la collaborazione, attraverso la messa a disposizione di dati, documenti e/o informazioni utili per l’analisi stessa;
richiedere ulteriori elementi o approfondimenti al soggetto segnalante, verbalizzando per iscritto il relativo colloquio e conservando il verbale agli atti;
avvalersi di risorse esterne per la conduzione delle indagini necessarie;
svolgere ogni attività ritenuta utile o necessaria, inclusa l’audizione del segnalante e/o di eventuali altri soggetti che possano riferire in merito ai fatti segnalati, nel rispetto dei principi di riservatezza e imparzialità di giudizio, della normativa in materia di protezione dei dati personali.
Si specifica che, dalla ricezione della Segnalazione fino alla sua chiusura, ogni soggetto che si trovasse in una situazione di conflitto di interesse deve astenersi dall’assumere decisioni al fine di garantire il rispetto del principio di imparzialità.
Conclusione del processo di gestione
La fase di analisi si conclude con una relazione o parere scritto redatto dal soggetto che ha concretamente gestito la Segnalazione (Punto di Contatto o altro soggetto cui la Segnalazione è stata successivamente trasferita), da cui risultano:
tipologia di Segnalazione ricevuta, la data di ricezione, la data di conclusione della valutazione preliminare e l’esito della stessa, con la relativa motivazione;
le verifiche svolte, gli esiti delle stesse e le figure aziendali o i terzi coinvolti nella fase di analisi;
la conclusione dell’analisi (archiviazione o fondatezza della Segnalazione) e le relative motivazioni.
Il Punto di Contatto fornisce riscontro al segnalante dello stato dell’indagine interna e del suo esito.
Provvedimenti interni e azioni di miglioramento
Al rappresentante legale dell’Ente è rimesso il compito di assumere, anche tramite le funzioni aziendali che intende incaricare, i provvedimenti necessari a fronte del risultato del processo di gestione della Segnalazione. Le decisioni da adottare, a seconda delle circostanze e della gravità dell’infrazione rilevata, possono comprendere, a titolo esemplificativo e non esaustivo, una o più fra le seguenti azioni:
risoluzione di contratti, sospensione di progetti o attività;
restituzione (o richiesta di restituzione) di qualsiasi beneficio improprio;
assunzione di misure disciplinari nei confronti dei membri del personale coinvolti;
denuncia alle autorità;
adozione di azioni volte ad evitare o minimizzare qualsiasi conseguenza giuridica della violazione riscontrata (ad es. riparazione del danno, ravvedimento operoso ecc.).
Devono inoltre essere individuate, con il supporto del Punto di Contatto e dei responsabili delle funzioni aziendali interessate dalla violazione, le eventuali carenze organizzative alla base dell’illecito o della violazione interna. Sulla base di tale analisi delle cause, viene predisposto un piano di miglioramento (che prevede, ad esempio, l’integrazione di una procedura, la segregazione di un processo, la condivisione delle decisioni tra più soggetti), la cui attuazione è opportunamente documentata e registrata. Il processo di miglioramento dell’organizzazione interna potrebbe estendersi anche oltre la chiusura della Segnalazione.
L’Ente definisce l’implementazione di eventuali misure di prevenzione che si rendessero necessarie per favorire la promozione della cultura di legalità e trasparenza all’interno dell’Ente e promuove l’adozione di eventuali modifiche ed integrazioni alla presente Procedura e dei sistemi di controllo alla luce di un costante monitoraggio della sua applicazione dei risultati ottenuti.
Tutela della riservatezza e norme sul trattamento dei dati personali
L’Ente garantisce la riservatezza del soggetto segnalante e dei dati e informazioni trasmesse, al fine di garantire il segnalante da ogni forma di ritorsione o discriminazione.
Possono essere oggetto di trattamento, da parte dei soggetti deputati alle valutazioni e alle indagini ai sensi della presente Procedura, solo i dati personali che risultino pertinenti e necessari per la valutazione della Segnalazione, comunicandoli al segnalante che deve essere tenuto costantemente informato in merito al trattamento.
Tali soggetti devono inoltre assicurarsi che l’accesso alle informazioni contenute nelle Segnalazioni da parte di altre funzioni aziendali o di terzi, che dovessero venire coinvolti nelle attività di indagine, non implichi mai accesso ai dati personali del segnalante o del segnalato fatte salve le eccezioni indicate in precedenza.
I dati personali del segnalante, ai fini della presente Procedura, sono conservati, nel rispetto del D.lgs. 196/2003, del GDPR UE 2016/679 e delle procedure aziendali in vigore, per il tempo strettamente necessario al loro trattamento e comunque per un periodo non superiore a 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito finale1, fatti salvi i casi in cui sia necessario conservarli per un periodo superiore, previa adeguata motivazione e limitatamente alla durata della necessità.
L’Ente applica i medesimi principi e le medesime tutele di cui al presente paragrafo anche ai dati personali del soggetto segnalato nelle more del processo interno di analisi ed accertamento, fatti salvi le responsabilità e gli obblighi di comunicazione imposti dalla legge o dall’autorità giudiziaria. Analoghe garanzie di riservatezza vengono riconosciute alle eventuali altre persone coinvolte o menzionate nelle Segnalazioni, fino alla conclusione del procedimento.
Tutta la documentazione relativa alle Segnalazioni è considerata confidenziale e perciò accessibile solamente a soggetti autorizzati. Nel corso delle attività volte a verificare la fondatezza della Segnalazione saranno adottate tutte le misure necessarie a proteggere i dati dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita e dalla divulgazione non autorizzata.
Sanzioni
L’Ente valuta le opportune sanzioni da applicare, in conformità a quanto previsto dai contratti collettivi nazionali del lavoro applicabili al settore e con le garanzie procedurali di cui all’art. 7 della l. n. 300, 30.05.1970 (Statuto dei lavoratori) con riguardo ai soggetti interni, e nel rispetto dei propri obblighi contrattuali con riguardo a soggetti terzi:
nei confronti di responsabili di illeciti e violazioni accertate a seguito della Segnalazione;
nei confronti del segnalante che abbia agito con dolo o colpa grave, accertato e comprovato, ovvero del quale è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia;
nei confronti di eventuali autori di comportamenti ritorsivi/discriminatori nei confronti del soggetto segnalante;
nei confronti dei soggetti convolti nel processo di valutazione ed analisi della Segnalazione che abbiano violato gli obblighi di riservatezza o non abbiano preso in esame la segnalazione ricevuta,
nonché nei confronti di chiunque violi la presente Procedura con particolare riguardo agli obblighi di riservatezza.
L’applicazione delle sanzioni è effettuata dagli organi preposti, che decidono se avviare i procedimenti disciplinari nei casi indicati al paragrafo precedente, a seguito dell’analisi compiuta e della valutazione effettuata.
Provvedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti
Ricevuta la Relazione del Punto di Contatto, il Legale rappresentante dell’Ente decide se avviare i procedimenti disciplinari nei casi indicati al paragrafo precedente, a seguito dell’analisi compiuta e della valutazione effettuata.
Ove il segnalante sia corresponsabile del fatto oggetto della Segnalazione, in sede disciplinare è dato rilievo alla collaborazione prestata ai fini dell’emersione del fatto, e gli è accordata pur nel rigoroso rispetto della normativa e del CCNL applicabili e delle tutele previste dallo Statuto dei Lavoratori, un trattamento privilegiato rispetto agli altri corresponsabili.
I provvedimenti disciplinari adottati saranno quelli previsti dal CCNL applicabile, adottati nel rispetto delle disposizioni dello Statuto dei Lavoratori.
Oltre alle sanzioni disciplinari, potrà inoltre essere revocata la procura eventualmente conferita al dipendente.
Provvedimenti nei confronti di terzi
In caso di violazione o comportamento illegittimo da parte di terzi (consulenti, collaboratori, agenti, fornitori, subappaltatori, ecc.), l’Ente potrà avvalersi delle clausole di risoluzione applicabili, eventualmente contenute nei contratti/lettere di incarico.
17/02/2024